Aplikasi E-Surat

Project Info:

Aplikasi Manajemen Surat Elektronik

E-Surat (  Aplikasi  Manajemen  Surat  Elektronik  )  merupakan  sebuah  aplikasi  yang  dirancang  khusus  untuk membantu melakukan manajemen data surat-menyurat secara digital / elektronik .

Berikut fitur-fitur yang ada didalam E-Surat :

1.  Transaksi

Fitur Transaksi adalah fitur yang digunakan untuk melakukan transaksi-transaksi yang terjadi di dalam kegiatan surat-menyurat di instansi terkait, seperti :

(1) Surat Masuk Internal

Isi dari Surat Masuk Internal adalah seperti : No. Indeks, Asal dan Status Surat, Perihal, Ringkasan, Tanggal & Nomor Surat, Tanggal Masuk, Tanggal Selesai dan Cetak Surat.

(2) Surat Masuk Eksternal

Isi dari Surat Masuk Eksternal adalah seperti : No. Indeks, Asal dan Status Surat, Perihal, Ringkasan, Tanggal & Nomor Surat, Tanggal Masuk, Tanggal Selesai dan Cetak Surat.

(3) Buku Agenda

Isi  dari  Buku  Agenda  adalah  seperti  :  Tanggal  Mulai  dan  Berakhirnya  Acara  atau  Pelatihan, Keterangan, Lokasi, Daftar Hadir atau Peserta dan Cetak Agenda. Disini juga tersedia fitur agenda kerja dalam bentuk kalender yang dapat dilihat dalam 3 jenis tampilan seperti ( bulanan, mingguan dan harian).

2.  Pengaturan

Fitur Pengaturan disediakan untuk melakukan pengaturan aplikasi e-surat, seperti :

(1) Instansi Pengguna

Fitur Instansi Pengguna adalah fitur yang digunakan untuk mengubah data Instansi Pengguna, yang meliputi : Nama Instansi, Alamat Lengkap, Nama Pimpinan, NIP Pimpinan, Alamat Email, dan Logo Instansi.

(2) Daftar Badan / Biro

Fitur daftar badan / biro adalah fitur yang digunakan untuk menambahkan dan merubah data Badan / Biro yang terkait di dalam proses disposisi surat, seperti : Nama Badan / Biro, Alamat E-Mail, dan Keterangan.

(3) Sifat Surat

Fitur sifat surat adalah fitur yang digunakan untuk menambahkan dan merubah keterangan dari sifat surat, misalnya : Biasa, Segera, Perlu Perhatian Khusus, dan Perhatian Batas Waktu.

(4) Manajemen Pengguna

Fitur manajemen pengguna adalah fitur yang digunakan untuk menambahkan dan merubah data pengguna aplikasi E-Surat. Bagian dari manajemen pengguna adalah : Nama Pengguna, Nama Lengkap, NIP, E-Mail, dan Level Pengguna. Untuk level pengguna tersebut terdiri dari 3 level.

Berikut ini adalah informasi dari ketiga level pengguna tersebut :

I.  Super Admin

Pengguna dengan level super admin adalah pengguna dengan level tertinggi yang bertugas untuk mengatur, menambah jumlah pengguna, menjaga agar proses aplikasi dapat berjalan dengan baik dan memiliki akses penuh di dalam aplikasi e-surat. Pengguna dengan level tersebut biasanya dibebankan kepada seorang system administrator atau praktisi IT. Namun tidak tertutup pula kemungkinan bagi siapapun yang dipercaya dan mampu untuk menangani hal tersebut diatas untuk melakukannya apabila memang tidak terdapat praktisi IT di dalam instansi terkait tersebut.

II.  Admin

Pengguna dengan level admin adalah pengguna yang bertugas untuk melakukan proses scanning dokumen surat menjadi dokumen surat elektronik sehingga dapat disimpan ke dalam server dan nantinya dapat diakses oleh siapapun yang membutuhkan dan telah memiliki akses kedalam aplikasi e-surat tersebut.

Apabila proses scanning dokumen surat telah dilakukan, maka admin bertanggung jawab untuk melakukan proses data entry surat masuk dan surat keluar. Selain itu admin juga bertugas untuk melakukan proses data entry agenda kerja dari masing-masing instansi yang terkait. Untuk ketiga proses transaksi tersebut hanya pengguna (owner) yang melakukan proses data entry yang memiliki akes penuh untuk merubah  dan menghapus data tersebut. Lainnya hanya  dapat menambah dan mencetak ketiga data transaksi di atas demi keamanan.

III.  Pimpinan

Pengguna dengan level pimpinan adalah pengguna yang bertugas untuk memberikan arahan kepada admin untuk mendisposisikan semua surat masuk dan surat keluar ke instansi yang di inginkan, dan membuat agenda kerja. Seorang pimpinan dapat melihat, menambahkan dan mencetak semua data dari ketiga transaksi diatas ( surat masuk, surat keluar dan agenda ). Hanya seorang pimpinan yang dapat melihat agenda kerja dalam bentuk kalender yang dapat dilihat dalam 3 jenis tampilan seperti ( bulanan, mingguan dan harian).

(5) Ubah Password

Fitur ubah password adalah fitur yang digunakan untuk merubah password dari  masing-masing pengguna sebagai bagian dari proses menjaga keamanan dan privasinya.

(6) Download Buku Panduan

Fitur download buku panduan adalah fitur yang digunakan untuk mendownload buku panduan ini apabila anda membutuhkannya.

 

Harga : Call

More Services: